Sinds het invoegen treden van de Algemene Verordening van de Gegevensbescherming (AVG) (Engels: General Data Protection Regulation -GDPR) op 25 mei 2018, is onze onderneming bekommerd om het belang van de verwerking van persoonlijke gegevens. Bijgevolg heeft het huidige beleid tot doel om te definiëren en u te informeren over de wijze waarop ons bedrijf etreac agency gebruik maakt van en bescherming biedt aan de verschillende gegevens die ons worden verstrekt.

1. Wie is verantwoordelijk voor het beheer van uw persoonlijke gegevens?

etreac agency : Rue du Bataillon des Canaris 12 – 5004 Namur

2. Welke gegevens verzamelen en bewaren wij?

In het kader van onze samenwerking, zijn wij gehouden om verschillende soorten gegevens te verzamelen en te bewaren. Ons beleid van de gegevensbescherming komt immers tot stand in functie van de relatie die ons bindt met u:

  • U bent een medewerk(st)er van ons bedrijf: in dit geval worden er, tijdens uw inschrijving bij ons agentschap, verschillende types gegevens verzameld met betrekking tot uw identiteit, uw burgerlijke stand, uw talenkennis, uw ervaring en uw beschikbaarheid.
  • U bent onze klant/prospect: wij bewaren verschillende types informatie zoals uw contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres, btw-nummer, …) zodat wij kunnen beschikken over alle nodige gegevens voor een (toekomstige) samenwerking.
  • U bent onze leverancier: wij bewaren eveneens verschillende types informatie zoals uw contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres, btw-nummer, …) teneinde te kunnen beantwoorden aan de verschillende verplichtingen ten opzichte van u.

Gezien het feit dat de bescherming van uw persoonlijke gegevens gebaseerd is op uw toestemming, is het noodzakelijk in het kader van onze samenwerking, om u akkoord te verklaren zodat wij uw gegevens kunnen doorsturen en gebruiken.

3. Wat is bewaringsperiode van uw gegevens?

Ongeacht u een medewerk(st)er, klant/prospect of leverancier bent, zullen wij uw gegevens bewaren volgens de wetten en reglementen die van kracht zijn in België en/of Europa.

4. Waarom en hoe gebruiken we uw persoonlijke gegevens?

Uw persoonlijke gegevens worden gebruikt voor verschillende doeleinden die u op voorhand zullen worden voorgesteld ter uwer goedkeuring. Met andere woorden, wij mogen overeenkomstig het verband dat wij met u hebben, uw persoonlijke gegevens of uw facturatiegegevens gebruiken voor commerciële doeleinden of in bepaalde situaties waar de wet het vereist.

Hierbij enkele voorbeelden waarbij uw gegevens kunnen gebruikt worden:

Indien een medewerk(st)er bent van ons bedrijf:

In het kader van onze samenwerking, mogen wij uw gegevens gebruiken teneinde u:

  • Informatie te verschaffen inzake uw missies
  • Te contacteren om u te assisteren in geval u vragen heeft tijdens uw missie
  • De correcte verloning van uw prestaties te garanderen
  • Elk type van administratieve documenten (loonfiches, fiscale fiches) door te sturen
  • Informatie te verschaffen over de uitvoering van verschillende wijzigingen door ons bedrijf (arbeidsreglement, update van het Privacy Beleid)
  • Uw actie/aanwezigheid te bevestigen naar onze klantTransmettre les informations nécessaires concernant vos missions

De door ons verzamelde gegevens mogen eveneens doorgegeven worden, met uw toestemming, tussen de bedrijven van dezelfde groep en dit uitsluitend voor
professionele doeleinden. Het doel hiervan is, onder andere, om uw nieuwe missies te kunnen aanbieden in de ganse groep.

Indien u een klant/prospect bent:

In het kader van de uitoefening van een contract overeengekomen met u, zullen wij uw gegevens gebruiken:

  • Ter behandeling van uw verschillende aanvragen evenals van uw bestellingen
  • Ter communicatie van alle nodige informatie voor een goede uitvoering van uw acties
  • Ter facturatie van de prestaties van onze medewerk(st)ers
  • Ter verderzetting van onze commerciële doeleinden door, op uw aanvraag, onze prijsoffertes te laten geworden
  • Om onze commerciële prospectie verder te zettenraiter vos différentes demandes ainsi que vos commandes

Indien u een leverancier bent:

In het kader van onze samenwerking gebruiken wij u gegevens teneinde:

  • Prijsoffertes of diverse informatie te ontvangen over uw produkten/diensten
  • De betaling van uw facturen uit te voeren
  • Onze commerciële samenwerking verder te zetten

5. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Uitsluitend de etreac medewerkers evenals de onderaannemers aangesteld door ons bedrijf hebben toegang tot de gegevens die opgeslagen zijn in onze databanken.

6. Welke zijn uw rechten?

De Algemene Verordening van de Gegevensbescherming (AVG) is in voegen getreden ter bevordering van uw rechten inzake het beheer van uw persoonlijke gegevens. Dankzij dit nieuwe beleid, beschikt u over verschillende rechten zoals:

  • Het recht van toegang tot uw persoonlijke gegevens: op uw aanvraag moeten wij u uw persoonlijke gegevens gratis verstrekken op een manier die beknopt en transparant is, binnen de tijdspanne van één maand.
  • Het recht van informatie: wij verschaffen u, in gehele transparantie, de informatie over de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Dit is afhankelijk van manier waarop wij uw gegevens ontvingen.
  • Het recht op de rechtzetting: op uw verzoek, zijn wij gehouden om binnen de maand uw gegevens recht te zetten indien deze onjuist of onvolledig zouden zijn. Voorts zal u eveneens verwittigd worden indien uw gegevens bekendgemaakt worden aan derden.
  • Het recht op vergetelheid: indien u wenst dat uw gegevens niet verder worden gebruikt, heeft u het recht om ons te vragen om uw gegevens te wissen

7. Hoe beschermen wij uw gegevens?

Binnen ons bedrijf nemen wij administratieve en technische maatregelen betreffende de veiligheid voor de bescherming van uw persoonlijke gegevens. Dit teneinde voornamelijk het gegevensverlies en de gegevensvernietiging te voorkomen, evenals de toegang te verhinderen voor onbevoegden. Daarom zullen uw gegevens bewaard worden voor de nodige verwerkingstijd teneinde u de nodige diensten te kunnen aanbieden, aangepast aan hun uiteindelijke gebruiksdoeleinden, evenals voor de verplichte wettelijke doeleinden van hun opslag.

8. Naar wij kan ik me wenden in geval van vragen?

Voor alle vragen met betrekking tot de verwerking van uw gegevens met een persoonlijk karakter, kunt u ons altijd contacteren door ons een mail te richten aan het volgende adres: j.delrez@etreac.be

9. Aanpassing van ons Privacy Beleid

Wij behouden ons het recht om ons Privacy beleid aan te passen teneinde, om indien nodig, ons conform te houden aan de diverse wetgevingen of ons beleid aan te passen in functie van onze praktijken. Bijgevolg nodigen wij u uit om ons beleid regelmatig te consulteren zodat u kennis kan nemen van de eventuele aanpassingen ervan. Ons Beleid kan worden geraadpleegd op onze website evenals op ons extranetplatform.